Про списки не скажу, не вотчер...

А по записям принцип простой - что не записано,то не наблюдалось!
И все эти "я помню" со временем превращаются в байки, не более. Чаще вообще теряются/стираются из памяти.
Для себя выработал стратегию: в поле диктофон, ежедневно все переносится в полевой дневник. Объем записываемого увеличился на порядок, время на записи в поле сократилось соответственно. 15-20 минут (максимум) вечером на переписывание не напрягают. При всей моей природной ленивости.
И еще момент - командой на выездах ежедневно в конце дня отмечаем все встреченные виды в общую таблицу. С индексами из ABCC - атласа гнездящихся птиц Европы. Уже более 10 лет. Накопившиеся материалы позволяют оценивать и сравнивать индексы встречаемости и обилия. Вполне работает для оценки временной динамики. Естественно количественные учеты покажут все более тонко, но объемы несравнимы.